Jurnal ilmiah dapat diterbitkan oleh asosiasi profesi, lembaga
riset, universitas maupun penerbit, dengan lingkup yang sebaiknya cukup
spesifik. Pengelola jurnal terdiri dari Ketua dewan redaksi, anggota dewan
redaksi, serta redaksi pelaksana jurnal. Hal mendasar yang perlu diperhatikan
adalah:
1. Sumber Pendanaan
Jurnal yang masih dibaca
oleh kalangan terbatas sangat sulit jika mengandalkan pendanaan dari penjualan
buku jurnal sementara biaya produksi saat ini cukup tinggi. Sementara itu,
pemasangan iklan justru akan menurunkan penilaian akreditasi, sedangkan
pemungutan biaya dari penulis pun tampaknya tidak akan membantu banyak. Oleh
karena itu, lembaga yang akan menerbitkan jurnal sebaiknya telah mengalokasikan
dana dari anggaran tahunannya sehingga jurnal dapat terbit secara reguler
terhambat masalah pendanaan.
2. Penghimpunan Artikel
Jurnal yang baru terbit
seringkali terhambat regularitasnya karena kurangnya artikel yang masuk.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menghimpun artikel adalah dengan cara:
a.
Mengundang peserta seminar atau konferensi
ilmiah untuk memasukan makalahnya di jurnal.
b.
Menginformasikan Call for Paper jurnal di kalangan peneliti baik melalui email,
edaran leaflet, menyimpan contoh terbitan di acara seminar maupun konferensi
ilmiah, dan lain-lain.
c.
Mengundang mahasiswa S2 maupun S3 untuk
memasukan makalahnya di jurnal, khususnya mahasiswa yang belum membutuhkan
nilai kum yang tinggi.
d.
Pada dasarnya, jurnal yang telah memiliki image yang baik tidak akan kekurangan
makalah. Untuk itu salah satu cara untuk menghimpun artikel adalah dengan
membangun image yang baik,
diantaranya dengan meningkatkan regularitas penerbitan, memperketat proses
evaluasi yang tidak terlalu lama, mengupayakan diperolehnya Peringkat
Akreditasi, serta mendaftarkan jurnal pada penyedia database citation index
internasional (contohnya: Scopus, yang secara otomatis mendaftarkan jurnal yang
lolos masuk listnya ke dalam Elsevier
Bibliographic)
3. Pendistribusian Jurnal
Jurnal yang telah
diterbitkan perlu didistribusikan agar dapat dibaca oleh orang lain. Salah satu
cara untuk mendistribusikan adalah dengan menyebarkan ke Lembaga-lembaga
Penelitian serta Perpustakaan Universitas/Lembaga Pemerintah yang bidangnya
terkait, baik di dalam maupun di luar negeri. Kendala yang cukup besar adalah
masalah biaya pengiriman, sehingga untuk penyebaran konten jurnal keluar dapat
dilakukan dengan menyediakan artikel tersebut di web jurnal sehingga dapat
didownload oleh orang lain (baik melalui metode berbayar maupun tidak). Walaupun
begitu, setiap jurnal tetap harus mengalokasikan dananya untuk mendistribusikan
jurnal cetak sehingga dapat memenuhi persyaratan akreditasi sebanyak minimal
300 eksemplar.
Berikut akan dijelaskan bagaimana proses penerbitan jurnal secara
umum dari tahap awal, proses evaluasi, penerbitan, hingga proses distribusi.
Proses awal penerbitan jurnal adalah:
1.
Mendefinisikan Nama Jurnal
2. Menyusun anggota dewan redaksi yang
terdiri dari para ahli di bidang yang sesuai dengan lingkup jurnal
3. Menunjuk
Ketua Dewan Redaksi
4. Menyusun
aturan penulisan, proses evaluasi, serta desain sampul depan jurnal
5. Menyiapkan
makalah untuk penerbitan perdana
- Mengajukan
Permohonan nomor ISSN ke Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII),
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), dengan melengkapi persyaratan
yang diperlukan, yaitu:
- Melampirkan
halaman editorial jurnal yang memuat nama Ketua dan anggota dewan
redaksi, penerbit, serta informasi untuk penulis
- Melampirkan
Daftar isi dari terbitan pertama
- Mengisi
Formulir Isian Data Bibliografi Majalah (Lampiran I)
- Mengisi
Formulir Evaluasi ISSN (Lampiran II)
- Membayar
biaya administrasi
Jurnal yang telah
mendapatkan nomor ISSN akan diberi barcode
yang harus dimunculkan di halaman sampul jurnal.
7. Setelah
jurnal diterbitkan, jurnal memiliki kewajiban untuk mengirimkan copy jurnal ke
PDII LIPI, juga ke Perpustakaan Nasional.
Penerbitan jurnal ilmiah dilakukan melalui beberapa proses yaitu:
1.
Pengumpulan makalah
2.
Proses evaluasi makalah oleh reviewer yang ditunjuk
3.
Proses revisi makalah
4.
Pengeditan makalah yang telah dinyatakan Accepted
5.
Pengiriman hasil penyuntingan makalah kepada
penulis untuk dilakukan proof read
6.
Permintaan Assignment
of Copyright dari penulis
7.
Penerbitan jurnal ilmiah
Secara rinci, prosesnya adalah sebagai berikut:
Formulir yang diperlukan dalam proses evaluasi yaitu:
1.
Lembar Disposisi Makalah (Lampiran III).
2.
Formulir Evaluasi Makalah (Lampiran IV)
3.
Formulir Copyright
Transfer (Lampiran V)
Lembar disposisi makalah tidak lagi diperlukan jika sistem
pengelolaan makalah telah dilakukan secara online.
Sedangkan Formulir Evaluasi Makalah tetapi diperlukan tetapi dibuat dalam versi
online.
Untuk melakukan penyuntingan makalah, perlu dibuat suatu aturan
penyuntingan secara detail yang distandarkan dan harus dipatuhi sehingga
hasilnya akan selalu seragam dan rapi. Aturan penyuntingan dapat mengacu pada
jurnal-jurnal yang telah ada, tetapi sebaiknya mengacu pada jurnal
internasional yang telah menggunakan aturan yang umum digunakan. Cara yang
cukup mudah dalam hal penyuntingan ini adalah dengan membuat template yang dapat digunakan oleh
penulis untuk mengedit sendiri makalahnya (Lampiran VI).
Akreditasi Jurnal Ilmiah diberikan oleh Direktorat Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DP2M
DIKTI) sehingga pengajuan akreditasi pun dilakukan sesuai panduan yang
diberikan oleh DP2M DIKTI.
Berkala yang diajukan untuk diakreditasi harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
1.
Berkala harus bersifat ilmiah, artinya memuat
artikel yang secara nyata mengandung data dan informasi yang memajukan
pengetahuan, ilmu, dan teknologi.
2. Berkala
diterbitkan oleh perguruan tinggi, lembaga ilmiah, dan organisasi profesi
ilmiah.
3. Berkala
telah terbit minimal 6 kali (3 tahun jika terbit 2 kali per tahun, 2 tahun bila
terbit 3 kali) berturutan, terhitung mundur mulai tanggal atau bulan pengajuan
akreditasi.
4. Frekuensi
penerbitan berkala ilmiah minimal 2 kali dalam satu tahun secara teratur.
5. Jumlah
tiras tiap kali penerbitan minimal 300 eksemplar.
6.
Jumlah
artikel setiap terbit sekurang-kurangnya 5 artikel, kecuali jika berbentuk monograf.
7.
Akreditasi
ulang diajukan 6 bulan sebelum habis masa akreditasi.
8.
Berkala
yang gagal mendapatkan akreditasi atau yang ingin menaikkan peringkatnya diperbolehkan
mengajukan lagi paling cepat setelah 2 tahun.
1.
Pengajuan usulan akreditasi disampaikan oleh
ketua dewan redaksi kepada Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi u.p. Direktur
Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
2. Ketua
dewan redaksi/pengelola berkala yang mengajukan akreditasi diwajibkan mengisi:
a.
Formulir
Isian Pengajuan Akreditasi (Formulir 1 – Lampiran VII).
b.
Formulir
Biodata Dewan Editor, minimal 5 orang anggota (Formulir 2 – Lampiran VIII)
c.
Formulir Evaluasi Diri (Formulir 3 - Lampiran
IX).
Ketiga formulir tersebut masing-masing rangkap
tiga.
3.
Menyerahkan
contoh setiap nomor penerbitan (6 Nomor) selama dua atau tiga tahun terakhir,
masing-masing 3 eksemplar.
4. Apabila
persyaratan yang tercantum pada butir 2 dan 3 tidak lengkap usulan tersebut
tidak akan ditindaklanjuti.
1.
Kelengkapan persyaratan administrasi diperiksa
oleh Sekretariat DP2M, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
2. Evaluasi
berkala ilmiah dilakukan oleh Tim Penilai Ditjen Dikti yang bersertifikasi.
Penilaian dilakukan oleh penilai yang sesuai bidang kompetensinya dengan
bidang ilmu berkala.
3.
Setiap
berkala dinilai oleh sekurang-kurangnya dua orang penilai dengan menggunakan instrumen penilaian yang telah
ditetapkan.
4.
Pengambilan
keputusan hasil penilaian dilakukan secara bertahap. Dalam sidang pleno para
penilai menyampaikan hasil penilaiannya, yang kemudian akan diselaraskan oleh
komisi penyelaras. Selanjutnya komisi penyelaras menyampaikan rekomendasi
kepada Dirjen Dikti melalui Direktur P2M untuk menerbitkan Surat Keputusan
Akreditasi.
5.
Direktur
Jenderal menerbitkan Surat Keputusan Akreditasi dan Sertifikat yang diterbitkan
oleh Direktur P2M.
Panduan Akreditasi Jurnal Ilmiah
dapat dilihat pada
Website dikti:
www.dp2m-dikti.net.
Saat ini Dikti menerapkan sistem penilaian yang cukup ketat untuk
menetapkan suatu jurnal terakreditasi atau tidak. Hal-hal yang perlu
diperhatikan agar dapat terakreditasi tentu saja dengan memenuhi berbagai
kriteria penilaian yang ada di dalam panduan akreditasi jurnal ilmiah yang
dikeluarkan oleh dikti. Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar dapat
terakreditasi diantaranya adalah:
1.
Keterlibatan
Mitra Bestari, yaitu penelaah jurnal yang bukan merupakan anggota dewan
redaksi.
2. Proses evaluasi yang ketat, sehingga
makalah yang dihasilkan pun secara substansi memiliki kualitas yang baik dan
berdampak tinggi pada kemajuan ilmu dan teknologi.
3. Kekonsistenan format dan penampilan,
yaitu jurnal dicetak dengan format yang seragam. Dalam hal ini, dituntut adanya
konsistensi dalam hal sistematika dan penomoran bab dan sub bab, nama dan
alamat penulis, sitasi, penulisan referensi, tabel dan gambar, caption tabel dan gambar, penulisan dan
penomoran persamaan matematika (equation),
penempatan gambar, penomoran halaman, serta penulisan istilah. Dari segi
tampilan, desain cover jurnal harus konsisten dan mempunyai ciri khas. Selain
itu, ketebalan jurnal pun harus konsisten.
4. Kelengkapan lain, yaitu pemuatan halaman
editorial, informasi untuk penulis, daftar isi, indeks subjek dan indeks
pengarang, ISSN (dan barcodenya), abstrak dan kata kunci makalah.
5. Regularitas penerbitan, yaitu jurnal
diterbitkan sesuai jadwal yang telah direncanakan dan diterbitkan secara rutin
6. Distribusi jurnal, yaitu
mendistribusikan jurnal sehingga dapat dibaca oleh orang lain, termasuk
kewajiban mengirimkan jurnal ke PDII LIPI dan juga ke Perpustakaan Nasional.
Dalam hal ini, bukti pengiriman perlu diarsipkan untuk kelengkapan pengajuan
akreditasi.
Kriteria umum yang diberikan oleh Dikti adalah sebagai berikut:
1.
Bahasa yang digunakan adalah bahasa PBB
(Inggris, Perancis, Spanyol, Arab, Cina)
2. Pengelolaan
naskah sedemikian rupa sehingga naskah yang diterima cepat terbit (rapid
review) dan ada keteraturan terbit
3. Jurnal
berkualitas (prestisius), bisa dilihat dari daftar penelaah naskahnya dan Editorial Board-nya yaitu pakar di
bidangnya dalam dan luar negeri.
4. Dibaca
oleh banyak orang di bidangnya, bisa dilihat dari distribusi/peredarannya (circulation).
5. Menjadi
acuan bagi banyak peneliti (citation).
6. Tercantum
dalam Current Content dan sejenisnya
(di PDII ada juga majalah abstrak yang disebut Fokus, tapi berbahasa Indonesia).
7. Artikel
yang dimuat berkualitas, bisa dilihat dari kemutakhiran topik dan daftar
acuannya.
8.
Penyumbang
artikel/naskah berasal dari banyak negara
9.
Penelaah
berasal dari banyak negara yang terkemuka di bidangnya.
10. Menawarkan
off-prints/reprints.
11. Terbit teratur sesuai dengan jadwal yang
ditentukan.
12. Penerbitan jurnal tidak terkendala oleh
dana.
13. Bukan jurnal Jurusan, Fakultas, Universitas
atau Lembaga yang mencerminkan derajat kelokalan. Seyogyanya diterbitkan oleh himpunan profesi.
14. Memberi
kesempatan penulis artikel membaca contoh cetak
15. Artikel
yang dominan (kalau bisa > 80%), berupa artikel orisinil (hasil penelitian),
bukan sekadar review atau ulasan.
16. Kadar sumber acuan primer >80%, derajat
kemutakhiran acuan >80%.
17.
Tersedia Indeks di setiap volume.
18.
Ketersediaan naskah tidak menjadi masalah. Angka penolakan ± 60%
19.
Mempertimbangkan Impact Factor, yaitu:
Faktor ini dihitung tahunan. Contoh
Impact Factor beberapa jurnal pada tahun 1993: Cell 37.192; Nature 22.326; EMBO
Journal 13.208; Eur J Biochem 3.306; Appl Biochem Biotech 0.731.
Untuk lebih memperluas pembaca jurnal, sebaiknya jurnal ilmiah
membuat sebuah website yang menampilkan artikel-artikel yang telah diterbitkan
di dalam jurnal ilmiah tersebut. Artikel dapat didownload secara bebas (free) oleh pembaca atau juga dapat
dipublikasikan di web secara berbayar. Lebih luas lagi, website jurnal dapat
pula digunakan sebagai sarana untuk proses submit
dan review makalah secara online.
Langkah-langkah dalam pembuatan website jurnal ilmiah kurang
lebih sebagai berikut:
1.
Mendefinisikan proses bisnis (flow chart) pengelolaan jurnal ilmiah,
mulai dari proses submit, penunjukkan reviewer, proses review, pengiriman hasil
review, proses penerimaan hasil revisi makalah, proses pengambilan keputusan,
penyuntingan, proof read, serta
proses publikasi makalah
2. Mendefinisikan
user yang akan menggunakan fasilitas
website tersebut
3. Menunjuk
programmer untuk membuatkan sistem
informasi pengelolaan jurnal ilmiah
4. Melakukan
uji coba di depan dewan redaksi secara berulang-ulang
5. Melakukan
perbaikan fitur-fitur yang masih kurang sempurna
6. Menyiapkan
server untuk menyimpan database
website tersebut
7. Mempublikasikan
website.
Beberapa
hal yang perlu diperhatikan adalah:
1.
Tidak semua user
siap dengan sistem yang fully online,
sehingga seringkali perlu di-backup
dengan sistem yang masih manual
2.
Fitur-fitur yang ada perlu diuji berulang-ulang
agar sesuai dengan kebutuhan user
3.
Web tidak harus selalu dibangun dari nol, bisa
saja menggunakan software yang telah ada untuk kemudian di-customize sesuai dengan kebutuhan jurnal ilmiah yang ada
4.
Pembangunan website pengelolaan jurnal perlu didukung
dengan analisa awal yang baik terhadap proses bisnis yang ada, sehingga hasil
akhirnya sesuai dengan kebutuhan dan benar-benar dapat digunakan.
Untuk
jurnal di lingkungan ITB, pemuatan artikel jurnal di web dapat dilakukan dengan
memanfaatkan fasilitas dari Unit Sumber Daya Informasi (USDI). Dalam hal ini,
USDI menyediakan fasilitas E-Journal dengan alamat
http://ejournal.itb.ac.id, sehingga setiap
jurnal yang sudah maupun belum memiliki web dapat mempublikasikan
makalah-makalahnya secara online. Pendaftaran jurnal ke dalam E-Journal, dapat
dilakukan dengan menghubungi USDI melalui email: pelita@pusat.itb.ac.id.
Publikasi jurnal ilmiah
secara online melalui media sistem informasi dapat dijadikan sarana juga dalam
rangka penginternasionalan jurnal ilmiah melalui pendaftaran pada situs
pengindex seperti Google Scholar, Scopus, ISI Knowledge, dan lain-lain. Beberapa
situs pengindex yang ada saat ini diantaranya adalah Google Scholar, ISI
Knowledge, serta Scopus.
Google Scholar, beralamat di
http://scholar.google.com,
merupakan salah satu website pengindex artikel ilmiah yang berada di bawah Google.
Untuk mendaftarkan jurnal ke Google Scholar, langkah-langkahnya adalah:
1.
Sebelum mendaftarkan situs untuk dimasukan ke
dalam Google Scholar, pastikan web tersebut telah memenuhi persyaratan yang
telah ditetapkan. Jika persyaratan tidak terpenuhi, maka proses pencatatan
artikel akan ditunda atau situs tersebut akan ditolak untuk dimasukan ke dalam
index Google Scholar. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Google Scholar,
dapat dipelajari informasi untuk penerbit pada alamat berikut
http://www.google.com/scholar/publishers.html.
2.
Syarat-syarat pendaftaran situs ke Google
Scholar:
a.
Konten yang dimuat pada situs jurnal tersebut
harus terdiri dari artikel-artikel ilmiah. Konten seperti buku dan editorial
tidak cocok untuk Google Scholar.
b.
Jika situs jurnal tersebut menggunakan
robots.txt file (contoh:
www.web-anda.com/robots.txt),
tambahkan baris berikut pada web tersebut:
User-agent: Googlebot
Allow: /
c.
Penggunaan Flash, Javascript, atau navigasi
berbasis form membuat sistem otomatis
Google kesulitan untuk mencari, mengidentifikasi, dan men-site artikel pada web
jurnal tersebut. Jika web tersebut menggunakan tipe navigasi seperti itu, buat
peta situs sederhana dengan link pada
setiap file-file artikel dan kemudian
tuliskan link tersebut pada formulir
pendaftaran.
d.
Google tidak dapat mencatata artikel yang dibagi
ke dalam beberapa file, atau beberapa
artikel yang digabungkan ke dalam satu
file.
e.
Web jurnal tersebut harus menyediakan file jurnal atau abstraknya secara
gratis tanpa perlu melakukan login. Informasi Daftar Pustaka tanpa abstrak atau
artikel lengkap tidak akan dicatat.
4. Isi formulir berikut:
Publication Details
URL of sample
article :
__________________________________________________
Does your website require
a registration or subscription to access
articles? ___________
Number of articles :
________________________
Contact Information
Please include your
contact information below so our team has a way to reach you with any
questions.
Organization Name :
___________________
Contact Name :
__________________
Email address :__________________
Phone :_____________________
Comments :
___________________
Scopus merupakan website yang memiliki database abstrak dan
sitasi terbesar yang datanya bersumber dari literature-literatur yang
dievaluasi oleh peer. Scopus juga memiliki tools untuk mencari, menganalisa,
dan menampilkan hasil-hasil riset berdasarkan bidang-bidang tertentu.
Untuk mendaftarkan jurnal ilmiah pada scopus langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut:
2.
Isi formulir Scopus
Title Suggestion (Lampiran X), klik
Submit
3.
Setelah formulir diproses, jurnal akan dihubungi
via email untuk mengirimkan 3 (tiga) contoh artikel dalam bahasa Inggris
4.
Jika jurnal telah memenuhi syarat, maka jurnal
akan dikirimi email pemberitahuan bahwa jurnal tersebut telah masuk ke dalam Scopus Title List dan diperbolehkan
untuk mencantumkan logo Scopus di web jurnal yang bersangkutan.
