PANDUAN BAGI PENGELOLA JURNAL ILMIAH

I.             Pengelolaan Jurnal Ilmiah

Jurnal ilmiah dapat diterbitkan oleh asosiasi profesi, lembaga riset, universitas maupun penerbit, dengan lingkup yang sebaiknya cukup spesifik. Pengelola jurnal terdiri dari Ketua dewan redaksi, anggota dewan redaksi, serta redaksi pelaksana jurnal. Hal mendasar yang perlu diperhatikan adalah:

1.      Sumber Pendanaan

Jurnal yang masih dibaca oleh kalangan terbatas sangat sulit jika mengandalkan pendanaan dari penjualan buku jurnal sementara biaya produksi saat ini cukup tinggi. Sementara itu, pemasangan iklan justru akan menurunkan penilaian akreditasi, sedangkan pemungutan biaya dari penulis pun tampaknya tidak akan membantu banyak. Oleh karena itu, lembaga yang akan menerbitkan jurnal sebaiknya telah mengalokasikan dana dari anggaran tahunannya sehingga jurnal dapat terbit secara reguler terhambat masalah pendanaan.

2.      Penghimpunan Artikel

Jurnal yang baru terbit seringkali terhambat regularitasnya karena kurangnya artikel yang masuk. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menghimpun artikel adalah dengan cara:

a.       Mengundang peserta seminar atau konferensi ilmiah untuk memasukan makalahnya di jurnal.

b.       Menginformasikan Call for Paper jurnal di kalangan peneliti baik melalui email, edaran leaflet, menyimpan contoh terbitan di acara seminar maupun konferensi ilmiah, dan lain-lain.

c.       Mengundang mahasiswa S2 maupun S3 untuk memasukan makalahnya di jurnal, khususnya mahasiswa yang belum membutuhkan nilai kum yang tinggi.

d.       Pada dasarnya, jurnal yang telah memiliki image yang baik tidak akan kekurangan makalah. Untuk itu salah satu cara untuk menghimpun artikel adalah dengan membangun image yang baik, diantaranya dengan meningkatkan regularitas penerbitan, memperketat proses evaluasi yang tidak terlalu lama, mengupayakan diperolehnya Peringkat Akreditasi, serta mendaftarkan jurnal pada penyedia database citation index internasional (contohnya: Scopus, yang secara otomatis mendaftarkan jurnal yang lolos masuk listnya ke dalam Elsevier Bibliographic)

3.      Pendistribusian Jurnal

Jurnal yang telah diterbitkan perlu didistribusikan agar dapat dibaca oleh orang lain. Salah satu cara untuk mendistribusikan adalah dengan menyebarkan ke Lembaga-lembaga Penelitian serta Perpustakaan Universitas/Lembaga Pemerintah yang bidangnya terkait, baik di dalam maupun di luar negeri. Kendala yang cukup besar adalah masalah biaya pengiriman, sehingga untuk penyebaran konten jurnal keluar dapat dilakukan dengan menyediakan artikel tersebut di web jurnal sehingga dapat didownload oleh orang lain (baik melalui metode berbayar maupun tidak). Walaupun begitu, setiap jurnal tetap harus mengalokasikan dananya untuk mendistribusikan jurnal cetak sehingga dapat memenuhi persyaratan akreditasi sebanyak minimal 300 eksemplar.

Berikut akan dijelaskan bagaimana proses penerbitan jurnal secara umum dari tahap awal, proses evaluasi, penerbitan, hingga proses distribusi.

I.1        Penerbitan Jurnal Baru

Proses awal penerbitan jurnal adalah:

1.      Mendefinisikan Nama Jurnal

2.      Menyusun anggota dewan redaksi yang terdiri dari para ahli di bidang yang sesuai dengan lingkup jurnal

3.      Menunjuk Ketua Dewan Redaksi

4.      Menyusun aturan penulisan, proses evaluasi, serta desain sampul depan jurnal

5.      Menyiapkan makalah untuk penerbitan perdana

6. Mengajukan Permohonan nomor ISSN ke Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII), Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), dengan melengkapi persyaratan yang diperlukan, yaitu:
1. Melampirkan halaman editorial jurnal yang memuat nama Ketua dan anggota dewan redaksi, penerbit, serta informasi untuk penulis
2. Melampirkan Daftar isi dari terbitan pertama
3. Mengisi Formulir Isian Data Bibliografi Majalah (Lampiran I)
4. Mengisi Formulir Evaluasi ISSN (Lampiran II)
5. Membayar biaya administrasi

Jurnal yang telah mendapatkan nomor ISSN akan diberi barcode yang harus dimunculkan di halaman sampul jurnal.

7.      Setelah jurnal diterbitkan, jurnal memiliki kewajiban untuk mengirimkan copy jurnal ke PDII LIPI, juga ke Perpustakaan Nasional.

I.2                  Proses Penerbitan Jurnal Ilmiah

Penerbitan jurnal ilmiah dilakukan melalui beberapa proses yaitu:

1.      Pengumpulan makalah

2.      Proses evaluasi makalah oleh reviewer yang ditunjuk

3.      Proses revisi makalah

4.      Pengeditan makalah yang telah dinyatakan Accepted

5.      Pengiriman hasil penyuntingan makalah kepada penulis untuk dilakukan proof read

6.      Permintaan Assignment of Copyright dari penulis

7.      Penerbitan jurnal ilmiah

Secara rinci, prosesnya adalah sebagai berikut:

Formulir yang diperlukan dalam proses evaluasi yaitu:

1.      Lembar Disposisi Makalah (Lampiran III).

2.      Formulir Evaluasi Makalah (Lampiran IV)

3.      Formulir Copyright Transfer  (Lampiran V)

Lembar disposisi makalah tidak lagi diperlukan jika sistem pengelolaan makalah telah dilakukan secara online. Sedangkan Formulir Evaluasi Makalah tetapi diperlukan tetapi dibuat dalam versi online.

Untuk melakukan penyuntingan makalah, perlu dibuat suatu aturan penyuntingan secara detail yang distandarkan dan harus dipatuhi sehingga hasilnya akan selalu seragam dan rapi. Aturan penyuntingan dapat mengacu pada jurnal-jurnal yang telah ada, tetapi sebaiknya mengacu pada jurnal internasional yang telah menggunakan aturan yang umum digunakan. Cara yang cukup mudah dalam hal penyuntingan ini adalah dengan membuat template yang dapat digunakan oleh penulis untuk mengedit sendiri makalahnya (Lampiran VI).

II.          Pengajuan Akreditasi Jurnal Ilmiah

Akreditasi Jurnal Ilmiah diberikan oleh Direktorat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DP2M DIKTI) sehingga pengajuan akreditasi pun dilakukan sesuai panduan yang diberikan oleh DP2M DIKTI.

II.1              Tata Cara Evaluasi

II.1.1    Kriteria Eligibilitas/Kelayakan Berkala

Berkala yang diajukan untuk diakreditasi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1.      Berkala harus bersifat ilmiah, artinya memuat artikel yang secara nyata mengandung data dan informasi yang memajukan pengetahuan, ilmu, dan teknologi.

2.      Berkala diterbitkan oleh perguruan tinggi, lembaga ilmiah, dan organisasi profesi ilmiah.

3.      Berkala telah terbit minimal 6 kali (3 tahun jika terbit 2 kali per tahun, 2 tahun bila terbit 3 kali) berturutan, terhitung mundur mulai tanggal atau bulan pengajuan akre­ditasi.

4.      Frekuensi penerbitan berkala ilmiah minimal 2 kali dalam satu tahun secara teratur.

5.      Jumlah tiras tiap kali penerbitan minimal 300 eksemplar.

6.      Jumlah artikel setiap terbit sekurang-kurangnya 5 artikel, kecuali jika berbentuk monograf.

7.      Akreditasi ulang diajukan 6 bulan sebelum habis masa akreditasi.

8.      Berkala yang gagal mendapatkan akreditasi atau yang ingin menaikkan peringkatnya diper­bolehkan mengajukan lagi paling cepat setelah 2 tahun.

II.1.2    Prosedur Pengajuan

1.      Pengajuan usulan akreditasi disampaikan oleh ketua dewan redaksi kepada Direktur Jende­ral Pendidikan Tinggi u.p. Direktur Penelitian dan Pengabdian kepada Masya­rakat.

2.      Ketua dewan redaksi/pengelola berkala yang mengajukan akreditasi diwajibkan mengisi:

a.       Formulir Isian Pengajuan Akreditasi (Formulir 1 – Lampiran VII).

b.       Formulir Biodata Dewan Editor, minimal 5 orang anggota (Formulir 2 – Lampiran VIII)

c.       Formulir Evaluasi Diri (Formulir 3 - Lampiran IX).

Ketiga formulir tersebut masing-masing rangkap tiga.

3.      Menyerahkan contoh setiap nomor penerbitan (6 Nomor) selama dua atau tiga tahun ter­akhir, masing-masing  3 eksemplar.

4.      Apabila persyaratan yang tercantum pada butir 2 dan 3 tidak lengkap usulan tersebut tidak akan ditindaklanjuti.

II.1.3    Mekanisme Penilaian

1.      Kelengkapan persyaratan administrasi diperiksa oleh Sekretariat DP2M, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

2.      Evaluasi berkala ilmiah dilakukan oleh Tim Penilai Ditjen Dikti yang bersertifikasi. Peni­laian dilakukan oleh penilai yang sesuai bidang kompetensinya dengan bidang ilmu berkala.   

3.      Setiap berkala dinilai oleh sekurang-kurangnya dua orang penilai dengan  menggu­nakan ins­tru­men penilaian yang telah ditetapkan.

4.      Pengambilan keputusan hasil penilaian dilakukan secara bertahap. Dalam sidang pleno para penilai menyampaikan hasil penilaiannya, yang kemudian akan disela­raskan oleh komisi penyelaras. Selanjutnya komisi penyelaras menyampaikan reko­mendasi kepada Dirjen Dikti melalui Direktur P2M untuk menerbitkan Surat Kepu­tusan Akreditasi.

5.      Direktur Jenderal menerbitkan Surat Keputusan Akreditasi dan Sertifikat yang diter­bitkan oleh Direktur P2M.

Panduan Akreditasi Jurnal Ilmiah dapat dilihat pada Website dikti: www.dp2m-dikti.net.

II.2              Mekanisme Penilaian Berkala

II.3              Kiat-kiat untuk Terakreditasi

Saat ini Dikti menerapkan sistem penilaian yang cukup ketat untuk menetapkan suatu jurnal terakreditasi atau tidak. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar dapat terakreditasi tentu saja dengan memenuhi berbagai kriteria penilaian yang ada di dalam panduan akreditasi jurnal ilmiah yang dikeluarkan oleh dikti. Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar dapat terakreditasi diantaranya adalah:

1.      Keterlibatan Mitra Bestari, yaitu penelaah jurnal yang bukan merupakan anggota dewan redaksi.

2.      Proses evaluasi yang ketat, sehingga makalah yang dihasilkan pun secara substansi memiliki kualitas yang baik dan berdampak tinggi pada kemajuan ilmu dan teknologi.

3.      Kekonsistenan format dan penampilan, yaitu jurnal dicetak dengan format yang seragam. Dalam hal ini, dituntut adanya konsistensi dalam hal sistematika dan penomoran bab dan sub bab, nama dan alamat penulis, sitasi, penulisan referensi, tabel dan gambar, caption tabel dan gambar, penulisan dan penomoran persamaan matematika (equation), penempatan gambar, penomoran halaman, serta penulisan istilah. Dari segi tampilan, desain cover jurnal harus konsisten dan mempunyai ciri khas. Selain itu, ketebalan jurnal pun harus konsisten.

4.      Kelengkapan lain, yaitu pemuatan halaman editorial, informasi untuk penulis, daftar isi, indeks subjek dan indeks pengarang, ISSN (dan barcodenya), abstrak dan kata kunci makalah.

5.      Regularitas penerbitan, yaitu jurnal diterbitkan sesuai jadwal yang telah direncanakan dan diterbitkan secara rutin

6.      Distribusi jurnal, yaitu mendistribusikan jurnal sehingga dapat dibaca oleh orang lain, termasuk kewajiban mengirimkan jurnal ke PDII LIPI dan juga ke Perpustakaan Nasional. Dalam hal ini, bukti pengiriman perlu diarsipkan untuk kelengkapan pengajuan akreditasi.

II.4              Kriteria Jurnal Internasional DIKTI

Kriteria umum yang diberikan oleh Dikti adalah sebagai berikut:

1.      Bahasa yang digunakan adalah bahasa PBB (Inggris, Perancis, Spanyol, Arab, Cina)

2.      Pengelolaan naskah sedemikian rupa sehingga naskah yang diterima cepat terbit (rapid review) dan ada keteraturan terbit

3.      Jurnal berkualitas (prestisius), bisa dilihat dari daftar penelaah naskahnya dan Editorial Board-nya yaitu pakar di bidangnya dalam dan luar negeri.

4.      Dibaca oleh banyak orang di bidangnya, bisa dilihat dari distribusi/peredarannya (circulation).

5.      Menjadi acuan bagi banyak peneliti (citation).

6.      Tercantum dalam Current Content dan sejenisnya (di PDII ada juga majalah abstrak yang disebut Fokus, tapi berbahasa Indonesia).

7.      Artikel yang dimuat berkualitas, bisa dilihat dari kemutakhiran topik dan daftar acuannya.

8.      Penyumbang artikel/naskah berasal dari banyak negara

9.      Penelaah berasal dari banyak negara yang terkemuka di bidangnya.

10.  Menawarkan off-prints/reprints.

11.  Terbit teratur sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

12.  Penerbitan jurnal tidak terkendala oleh dana.

13.  Bukan jurnal Jurusan, Fakultas, Universitas atau Lembaga yang mencerminkan derajat kelokalan.  Seyogyanya diterbitkan oleh himpunan profesi.

14.  Memberi kesempatan penulis artikel membaca contoh cetak

15.  Artikel yang dominan (kalau bisa > 80%), berupa artikel orisinil (hasil penelitian), bukan sekadar review atau ulasan.

16.  Kadar sumber acuan primer >80%, derajat kemutakhiran acuan >80%.

17.     Tersedia Indeks di setiap volume.

18.     Ketersediaan naskah tidak  menjadi masalah. Angka penolakan ± 60%

19.     Mempertimbangkan Impact Factor, yaitu:

Faktor ini dihitung tahunan. Contoh Impact Factor beberapa jurnal pada tahun 1993: Cell 37.192; Nature 22.326; EMBO Journal 13.208; Eur J Biochem 3.306; Appl Biochem Biotech 0.731.

III.      Pengembangan Website Jurnal

Untuk lebih memperluas pembaca jurnal, sebaiknya jurnal ilmiah membuat sebuah website yang menampilkan artikel-artikel yang telah diterbitkan di dalam jurnal ilmiah tersebut. Artikel dapat didownload secara bebas (free) oleh pembaca atau juga dapat dipublikasikan di web secara berbayar. Lebih luas lagi, website jurnal dapat pula digunakan sebagai sarana untuk proses submit dan review makalah secara online.

Langkah-langkah dalam pembuatan website jurnal ilmiah kurang lebih sebagai berikut:

1.      Mendefinisikan proses bisnis (flow chart) pengelolaan jurnal ilmiah, mulai dari proses submit, penunjukkan reviewer, proses review, pengiriman hasil review, proses penerimaan hasil revisi makalah, proses pengambilan keputusan, penyuntingan, proof read, serta proses publikasi makalah

2.      Mendefinisikan user­ yang akan menggunakan fasilitas website tersebut

3.      Menunjuk programmer untuk membuatkan sistem informasi pengelolaan jurnal ilmiah

4.      Melakukan uji coba di depan dewan redaksi secara berulang-ulang

5.      Melakukan perbaikan fitur-fitur yang masih kurang sempurna

6.      Menyiapkan server untuk menyimpan database website tersebut

7.      Mempublikasikan website.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

1.      Tidak semua user siap dengan sistem yang fully online, sehingga seringkali perlu di-backup dengan sistem yang masih manual

2.      Fitur-fitur yang ada perlu diuji berulang-ulang agar sesuai dengan kebutuhan user

3.      Web tidak harus selalu dibangun dari nol, bisa saja menggunakan software yang telah ada untuk kemudian di-customize sesuai dengan kebutuhan jurnal ilmiah yang ada

4.      Pembangunan website pengelolaan jurnal perlu didukung dengan analisa awal yang baik terhadap proses bisnis yang ada, sehingga hasil akhirnya sesuai dengan kebutuhan dan benar-benar dapat digunakan.

Untuk jurnal di lingkungan ITB, pemuatan artikel jurnal di web dapat dilakukan dengan memanfaatkan fasilitas dari Unit Sumber Daya Informasi (USDI). Dalam hal ini, USDI menyediakan fasilitas E-Journal dengan alamat http://ejournal.itb.ac.id, sehingga setiap jurnal yang sudah maupun belum memiliki web dapat mempublikasikan makalah-makalahnya secara online. Pendaftaran jurnal ke dalam E-Journal, dapat dilakukan dengan menghubungi USDI melalui email: pelita@pusat.itb.ac.id.

IV.       Pendaftaran Jurnal ke Penyedia Database Citation Index

Publikasi jurnal ilmiah secara online melalui media sistem informasi dapat dijadikan sarana juga dalam rangka penginternasionalan jurnal ilmiah melalui pendaftaran pada situs pengindex seperti Google Scholar, Scopus, ISI Knowledge, dan lain-lain. Beberapa situs pengindex yang ada saat ini diantaranya adalah Google Scholar, ISI Knowledge, serta Scopus.

IV.1            Pendaftaran Google Scholar

Google Scholar, beralamat di http://scholar.google.com, merupakan salah satu website pengindex artikel ilmiah yang berada di bawah Google. Untuk mendaftarkan jurnal ke Google Scholar, langkah-langkahnya adalah:

1.      Sebelum mendaftarkan situs untuk dimasukan ke dalam Google Scholar, pastikan web tersebut telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Jika persyaratan tidak terpenuhi, maka proses pencatatan artikel akan ditunda atau situs tersebut akan ditolak untuk dimasukan ke dalam index Google Scholar. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Google Scholar, dapat dipelajari informasi untuk penerbit pada alamat berikut http://www.google.com/scholar/publishers.html.

2.      Syarat-syarat pendaftaran situs ke Google Scholar:

a.       Konten yang dimuat pada situs jurnal tersebut harus terdiri dari artikel-artikel ilmiah. Konten seperti buku dan editorial tidak cocok untuk Google Scholar.

b.       Jika situs jurnal tersebut menggunakan robots.txt file (contoh: www.web-anda.com/robots.txt), tambahkan baris berikut pada web tersebut:

User-agent: Googlebot
Allow: /

c.       Penggunaan Flash, Javascript, atau navigasi berbasis form membuat sistem otomatis Google kesulitan untuk mencari, mengidentifikasi, dan men-site artikel pada web jurnal tersebut. Jika web tersebut menggunakan tipe navigasi seperti itu, buat peta situs sederhana dengan link pada setiap file-file artikel dan kemudian tuliskan link tersebut pada formulir pendaftaran.

d.       Google tidak dapat mencatata artikel yang dibagi ke dalam beberapa file, atau beberapa artikel yang digabungkan ke dalam satu file.

e.       Web jurnal tersebut harus menyediakan file jurnal atau abstraknya secara gratis tanpa perlu melakukan login. Informasi Daftar Pustaka tanpa abstrak atau artikel lengkap tidak akan dicatat.

3.       Masuk ke alamat: http://www.google.com/support/scholar/bin/request.py

4.      Isi formulir berikut:

Publication Details

URL of sample article   :  __________________________________________________ 

Does your website require a registration  or subscription to access articles?   ___________

Number of articles          : ________________________

Contact Information

Please include your contact information below so our team has a way to reach you with any questions.

Organization Name        : ___________________

Contact Name                   : __________________

Email address                   :__________________

Phone                                   :_____________________

Comments                         : ___________________

IV.2            Pendaftaran Scopus

Scopus merupakan website yang memiliki database abstrak dan sitasi terbesar yang datanya bersumber dari literature-literatur yang dievaluasi oleh peer. Scopus juga memiliki tools untuk mencari, menganalisa, dan menampilkan hasil-hasil riset berdasarkan bidang-bidang tertentu.

Untuk mendaftarkan jurnal ilmiah pada scopus langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1.      Masuk ke alamat berikut: http://suggestor.step.scopus.com/suggestTitle.cfm

2.      Isi formulir Scopus Title Suggestion (Lampiran X), klik Submit

3.      Setelah formulir diproses, jurnal akan dihubungi via email untuk mengirimkan 3 (tiga) contoh artikel dalam bahasa Inggris

4.      Jika jurnal telah memenuhi syarat, maka jurnal akan dikirimi email pemberitahuan bahwa jurnal tersebut telah masuk ke dalam Scopus Title List dan diperbolehkan untuk mencantumkan logo Scopus di web jurnal yang bersangkutan.